EekBoek Boekhouden

EekBoek

Electronisch Boekhouden voor het MKB
EekBoek
Opzetten administratie » Administratiegegevens


Het vullen van de database met de administratiegegevens

Nadat de database is aangemaakt moet deze worden gevuld met de administratiegegevens.

Een administratie omvat twee soorten gegevens: de beschrijving van de structuur en de inhoud van de administratie.

De beschrijving van de structuur vindt plaats in het zogenaamde schema. Dit is een tekstbestand waarin de volgende gegevens worden gedefinieerd:

Algemene syntaxregels voor het schema-bestand:

  • Lege regels en regels die beginnen met een hekje '#' worden niet geïnterpreteerd.
  • Een niet-ingesprongen tekst introduceert een nieuw onderdeel.
  • Alle ingesprongen regels zijn gegevens voor dat onderdeel.

Het verwerken van de schema-definities geschiedt met de ebshell als volgt:

ebshell --schema=naam

Het opgegeven schema wordt gezocht in de volgende plaatsen:
./naam.dat
schema/naam.dat
EBLIB/schema/naam.dat
In het laatste geval staat EBLIB voor de locatie waar EekBoek is geïnstalleerd.

Het rekeningschema

EekBoek maakt gebruik van een hierarchisch rekeningschema volgens het beproefde 'Systeem Bakker'. EekBoek ondersteunt twee niveau's van verdichting, waarbij het hoogste niveau hoofdverdichting wordt genoemd. Er zijn standaard maximaal 9 hoofdverdichtingen, genummerd 1 tot en met 9. De verdichtingen zijn genummerd van 10 tot en met 99. De grootboekrekeningen dragen nummers vanaf 100. Deze grenzen kunnen indien nodig worden gewijzigd.

In het schema-bestand worden de hoofdverdichtingen en verdichtingen opgegeven op (ingesprongen) regels, met daarin het nummer gevolgd door de omschrijving. Bijvoorbeeld:

Balansrekeningen 1 Vaste Activa 11 Immateriële vaste activa

Het rekeningschema beslaat twee onderdelen uit het schema-bestand: balansrekeningen en resultaatrekeningen. Beide onderdelen verschillen slechts in één aspect, alle gemeenschappelijke informatie wordt besproken bij de balansrekeningen.

Balansrekeningen

Elke balansrekening wordt als volgt opgegeven in het schema-bestand:

110 D Aanloopkosten 111 C Afschrijving aanloopkosten

Tussen het rekeningnummer en de omschrijving wordt door middel van de code 'D' of 'C' aangegeven of dit een debet- dan wel credit-rekening betreft.

Achter de omschrijving kan extra informatie worden opgegeven in de vorm ':trefwoord=waarde'. Hiermee kan voor elke grootboekrekening worden opgegeven of een BTW tarief van toepassing is (trefwoord 'btw'). Ook kunnen op deze wijze grootboekrekeningen worden aangegeven als rekeningen met een speciale betekenis, de zogenaamde koppelingen (trefwoord 'koppeling').

Er zijn drie BTW tariefgroepen die op deze wijze kunnen worden opgegeven:

:btw=geen :btw=hoog :btw=laag

Wanneer geen van bovenstaande aanduidingen is opgegeven, wordt standaard geen BTW toegepast bij boekingen op deze grootboekrekening.

Koppelingen worden op dezelfde wijze aangeduid. Bijvoorbeeld, de standaardrekening voor inkoopboekingen:

1600 C Crediteuren :koppeling=crd

Voor een volledig overzicht van alle mogelijke koppelingen, zie Koppelingen. Elke koppeling moet exact één maal in het schema voorkomen.

Resultaatrekeningen

Resultaatrekeningen worden net zoals balansrekeningen opgegeven in het onderdeel "resultaatrekeningen" in het schema-bestand.

Resultaatrekeningen 5 Bedrijfsopbrengsten 53 Overige bedrijfsopbrengst

In plaats van de debet/credit-aanduiding zoals bij de balansrekeningen wordt bij de resultaatrekeningen de aanduiding 'K' of 'O' gebruikt om aan te geven dat dit een kosten- dan wel omzetrekening betreft.

8680 O Omzet naar kosten BTW hoog :btw=hoog 8690 K Doorbelaste omzet naar kosten

De dagboeken

Dagboeken worden gedefinieerd in het onderdeel "dagboeken". EekBoek ondersteunt vijf soorten dagboeken: Kas, Bank, Inkoop, Verkoop en Memoriaal. Elk dagboek heeft een unieke, alfanumerieke code (max. 4 tekens). Deze wordt in een toekomstige versie gebruikt om boekstuknummers te produceren. Verder moet voor elk dagboek worden opgegeven van welke soort het is. Voor rekeningen van de soort Kas en Bank moet bovendien een tegenrekening worden opgegeven.

Een illustratief voorbeeld:

Dagboeken K Kas :type=kas :rekening=1000 P Postbank :type=bank :rekening=1120 I Inkoop :type=inkoop V Verkoop :type=verkoop M Memoriaal :type=memoriaal

De BTW tariefgroepen

Er zijn drie tariefgroepen: "hoog", "laag" en "geen". De tariefgroep bepaalt het rekeningnummer waarop de betreffende boeking plaatsvindt. Binnen elke tariefgroep zijn meerdere tarieven mogelijk, hoewel dit in de praktijk niet snel zal voorkomen.

Elke tarief heeft een unieke, numerieke code. Deze kan o.m. worden gebruikt om expliciet een BTW tarief op te geven bij het boeken. Voor elk tarief (behalve die van groep "geen") moet verder het percentage worden opgegeven. Met de aanduiding ':exclusief' kan worden opgegeven dat boekingen op rekeningen met deze tariefgroep standaard het bedrag exclusief BTW aangeven.

Een illustratief voorbeeld:

BTW Tarieven 0 BTW Geen :tariefgroep=geen 1 BTW 19% incl. :tariefgroep=hoog :perc=19,00 2 BTW 19% excl. :tariefgroep=hoog :perc=19,00 :exclusief 3 BTW 6,0% incl. :tariefgroep=laag :perc=6,00 4 BTW 6,0% excl. :tariefgroep=laag :perc=6,00 :exclusief

Opnieuw aanmaken schema-gegevens

Met de ebshell opdracht 'dump_schema' wordt het schema van de onderhavige administratie naar de standaard uitvoer geschreven in een vorm die later weer kan worden gebruikt om in te voeren.



Powered by Perl

Copyright © 2005 Squirrel Consultancy. All Rights Reserved.
Deze site is gemaakt met de TT2Site Site Builder.
setup/schema.html laatste aanpassing 13 december 2005, 20:17:37