EekBoek Boekhouden

EekBoek

Electronisch Boekhouden voor het MKB
EekBoek
Inleiding » Werkwijze


Werkwijze

Zoals verderop in deze documentatie wordt beschreven, wordt een EekBoek administratie bepaald door twee zaken: het schema en de mutaties.

Het schema bepaalt de structuur van de administratie, zoals het rekeningschema, de dagboeken en BTW tarieven. Het schema wordt aangemaakt en onderhouden in de vorm van een tekstbestand, dat bij het aanmaken van de administratie eenmalig wordt geladen. Meer hierover in Het vullen van de database met de administratiegegevens.

De mutaties (in bredere zin) bepalen de inhoud van de administratie, zoals de debiteuren en crediteuren, openingsbalans, en de eigenlijke boekingen.

Vanwege de batch-faciliteit van de EekBoek shell is het mogelijk ook alle mutaties te onderhouden in een tekstbestand. Met een enkele druk op de knop kan te allen tijde de gehele administratie opnieuw worden opgebouwd door het verwerken van het schema en het mutatiebestand.

Natuurlijk is het ook mogelijk om incrementeel te werken, en steeds interactief met de EekBoek shell mutaties toe te voegen. Of een combinatie: elke nieuwe mutatie toevoegen aan het mutatiebestand en dan alleen de nieuw toegevoegde mutaties via de batch-faciliteit verwerken. De meeste tekst-editors beschikken over de mogelijkheid om een deel van een tekstbestand naar een programma te sturen.

De EekBoek grafische shell (GUI), op dit moment nog in ontwikkeling, werkt uiteraard incrementeel.

Het 4-bestanden systeem

De aanbevolen werkwijze omvat 4 bestanden.

Het schema: schema.dat
De structuur van de administratie.

De relaties: relaties.eb
In dit bestand worden alle relaties gedefinieerd.

De openingsgegevens: opening.eb
Dit bestand bevat de openingsgegevens, zoals administratienaam, BTW-periode en openingsbalans.

De mutaties: mutaties.eb
De boekingen. Voor een nieuwe administratie zal dit bestand nog leeg zijn.

Het is mogelijk te werken met een 2-bestanden systeem door de relaties, opening en mutaties in een enkel bestand te onderhouden. In de praktijk werkt dit echter minder handig.

Tijdens het werken met de administratie kunnen nieuwe boekingen worden toegevoegd aan het mutaties bestand. Nieuwe relaties komen vanzelfsprekend in het relaties bestand. Het schema dient doorgaans enkel te worden aangepast als nieuwe grootboekrekeningen nodig zijn. De openingsgegevens zullen niet wijzigen.

Het is niet nodig na elke nieuwe boeking de gehele set bestanden opnieuw te verwerken. Het is bijvoorbeeld handig om nieuwe boekingen in een afzonderlijk bestandje op te nemen, dit bestandje te verwerken in de bestaande administratie, en dan de inhoud ervan toe te voegen aan het mutaties bestand.

Import en Export

Met behulp van de EekBoek import voorziening kan een set bestanden eenvoudig worden verwerkt. Met de export voorziening kan te allen tijde de volledige inhoud van de administratie weer worden weggeschreven naar een volledige set bestanden.
Zie voor meer informatie Import en Export.

Meerdere boekjaren

Na het einde van een boekjaar kan naar keuze in de huidige administratie worden doorgegaan met boeken, dan wel een nieuwe administratie worden opgezet. Beide methodes hebben voor- en nadelen.

In het geval meerdere boekjaren in een enkele administratie voorkomen is het gemakkelijker om oude boekstukken terug te vinden, en rapportages te maken die over boekjaargrenzen lopen. Denk bijvoorbeeld aan een resultaatrekening van mei tot en met april voor een seizoensgebonden bedrijf. Of een resultaatrekening die meerdere jaren omvat.

Met één boekjaar per administratie blijft de administratie echter kleiner en gemakkelijker hanteerbaar.

EekBoek biedt voor deze laatste werkwijze een extra faciliteit: bij het afsluiten van een boekjaar kunnen de openingsgegevens voor het eropvolgende boekjaar worden aangemaakt. Door deze door middel van de include opdracht in de opening op te nemen, kunnen meerdere boekjaren in onafhankelijke administraties worden gevoerd, terwijl elke administratie toch steeds automatisch de meest actuele eindgegevens van het voorgaande boekjaar kan gebruiken.

Een voorbeeld. Stel u heeft de bestanden van boekjaar 2005 in de directory adm2005, en die van 2006 in adm2006. U neemt dan in adm2005/mutaties.eb als laatste opdracht op:

jaareinde --eb=opening2006.eb

Bij het verwerken van de mutaties wordt het boekjaar afgesloten en de openingsgegevens voor het volgende boekjaar geplaatst in het bestand opening2006.eb.

In het bestand adm2006/opening.eb neemt u dan de volgende opdrachten op:

adm_naam "Mijn Administratie 2006" adm_begindatum 2006 adm_btwperiode jaar include "../adm2005/opening2006.eb" adm_open

Bij het openen van de administratie worden dan steeds de meest recente, bij het afsluiten van het voorgaande boekjaar aangemaakte, gegevens gebruikt.



Powered by Perl

[Valid HTML 4.01 Transitional] [Valid CSS]

Copyright © 2005-2008 Squirrel Consultancy. All Rights Reserved.
Deze site is gemaakt met de TT2Site Site Builder.
intro/working.html laatste aanpassing 08 juni 2006, 16:36:20