Bestand schema.dat - De administratiegegevens
Een administratie omvat twee soorten gegevens: de beschrijving van
de structuur en de inhoud van de administratie.
De beschrijving van de structuur vindt plaats in het zogenaamde
schema. In het schema worden de volgende gegevens gedefinieerd:
Algemene syntaxregels voor het schema-bestand:
- Lege regels en regels die beginnen met een hekje
‘
# ’ worden niet geïnterpreteerd.
- Een niet-ingesprongen tekst introduceert een nieuw onderdeel.
- Alle ingesprongen regels zijn gegevens voor dat onderdeel.
Het rekeningschema
EekBoek maakt gebruik van een hierarchisch rekeningschema volgens
het beproefde ‘Systeem Bakker’. EekBoek ondersteunt twee niveau's van
verdichting, waarbij het hoogste niveau hoofdverdichting wordt
genoemd. Er zijn standaard maximaal 9 hoofdverdichtingen, genummerd 1
tot en met 9. De verdichtingen zijn genummerd van 10 tot en met 99. De
grootboekrekeningen dragen nummers vanaf 100. Deze grenzen kunnen
indien nodig worden gewijzigd.
In het schema-bestand worden de hoofdverdichtingen en verdichtingen
opgegeven op (ingesprongen) regels, met daarin het nummer gevolgd door
de omschrijving. Bijvoorbeeld:
Balansrekeningen
1 Vaste Activa
11 Immateriële vaste activa
Het rekeningschema beslaat twee onderdelen uit het schema-bestand:
balansrekeningen en resultaatrekeningen. Beide
onderdelen verschillen slechts in één aspect, alle gemeenschappelijke
informatie wordt besproken bij de resultaatrekeningen.
Resultaatrekeningen
Resultaatrekeningen worden net zoals balansrekeningen opgegeven in
het onderdeel “resultaatrekeningen” in het schema-bestand.
Resultaatrekeningen
5 Bedrijfsopbrengsten
53 Overige bedrijfsopbrengst
Tussen het rekeningnummer en de omschrijving wordt door middel van
de code ‘K ’, ‘O ’ of
‘N ’ aangegeven of dit een kosten-, omzet, dan
wel neutrale rekening betreft. Dit is van belang voor de
omzetbelasting.
Achter de omschrijving kan extra informatie worden opgegeven in de
vorm ‘:trefwoord=waarde ’. Hiermee kan voor
resultaatrekeningen worden opgegeven of een BTW tarief van
toepassing is (trefwoord ‘btw ’). Ook kunnen op deze
wijze grootboekrekeningen worden aangegeven als rekeningen met een
speciale betekenis, de zogenaamde koppelingen (trefwoord
‘koppeling ’).
8680 O Omzet naar kosten BTW hoog :btw=hoog
8690 K Doorbelaste omzet naar kosten
Er zijn drie BTW tariefgroepen die kunnen worden opgegeven:
:btw=nul
:btw=hoog
:btw=laag
Wanneer geen van bovenstaande aanduidingen is opgegeven, wordt het
BTW 0% tarief toegepast bij boekingen op deze resultaatrekening.
Let op: Er is een significant verschil tussen ‘BTW 0%’
en ‘geen BTW’. Hoewel in beide gevallen het BTW bedrag nul
is, telt een boeking met ‘BTW 0%’ mee voor de BTW aangifte
(omzetboekingen met 0% BTW worden opgegeven bij onderdeel “Belast met 0% / verlegd”),
terwijl een boeking met ‘geen BTW’ niet meetelt voor de
BTW aangifte..
Naast het BTW tarief kan ook worden aangegeven of bij boekingen op
deze rekening het bedrag standaard inclusief of exclusief wordt
opgegeven:
:btw=hoog,excl
:btw=laag,incl
Zonder nadere aanduiding wordt opgave inclusief verondersteld.
Balansrekeningen
Elke balansrekening wordt als volgt opgegeven in het
schema-bestand:
110 D Aanloopkosten
111 C Afschrijving aanloopkosten
In plaats van de kostem/omzet/neutraal-aanduiding zoals bij de
resultaatrekeningen wordt bij de balansrekeningen de aanduidingen
‘D ’ en ‘C ’ gebruikt om aan te geven dat dit
een debte- dan wel credit-rekening betreft.
Wanneer bij boekingen op een balansrekening standaard BTW moet worden
toegepast dan kan dit worden opgegeven zoals bij de
resultaatrekeningen. In het geval van balansrekeningen moet echter ook
worden aangegeven of de boeking als kosten dan wel omzetboeking moet
worden beschouwd:
:btw=hoog,kosten
:btw=laag,omzet
Koppelingen worden op dezelfde wijze aangeduid. Bijvoorbeeld, de
standaardrekening voor inkoopboekingen:
1600 C Crediteuren :koppeling=crd
Voor een volledig overzicht van alle mogelijke koppelingen, zie Koppelingen.
De dagboeken
Dagboeken worden gedefinieerd in het onderdeel
“dagboeken”. EekBoek ondersteunt vijf soorten dagboeken:
Kas, Bank, Inkoop, Verkoop en Memoriaal. Elk dagboek heeft een unieke,
alfanumerieke code (max. 4 tekens). Deze wordt in een toekomstige
versie gebruikt om boekstuknummers te produceren. Verder moet voor elk
dagboek worden opgegeven van welke soort het is. Bij dagboeken
van het soort Kas en Bank moet altijd een tegenrekening worden
opgegeven. Bij dagboeken van het soort Inkoop en Verkoop mag een
tegenrekening worden opgegeven. Indien deze ontbreekt wordt de
betreffende standaardrekening genomen, zie Koppelingen. Bij dagboeken van het soort
Memoriaal mag een tegenrekening worden opgegeven.
Een illustratief voorbeeld:
Dagboeken
K Kas :type=kas :rekening=1000
P Postbank :type=bank :rekening=1120 :dc
I Inkoop :type=inkoop
V Verkoop :type=verkoop
M Memoriaal :type=memoriaal
De aanduiding ‘:dc ’ kan worden gebruikt om
te bepalen dat in overzichtsboekingen van dit dagboek de debet- en
creditboekingen afzonderlijk worden getotaliseerd.
De BTW tarieven
De BTW tarieven worden gespecificeerd in het onderdeel “btw
tarieven”. Dit onderdeel moet enkel worden opgegeven wanneer een
BTW administratie wordt gevoerd.
Er zijn drie tariefgroepen: “hoog”, “laag”
en “nul”. De tariefgroep bepaalt het rekeningnummer waarop
de betreffende boeking plaatsvindt. Binnen elke tariefgroep zijn
meerdere tarieven mogelijk, hoewel dit in de praktijk niet snel zal
voorkomen.
Elke tarief heeft een unieke, numerieke code. Deze kan o.m. worden
gebruikt om expliciet een BTW tarief op te geven bij het boeken. Voor
elk tarief (behalve die van groep "nul") moet verder het percentage
worden opgegeven. Met de aanduiding ‘:exclusief ’ kan
worden opgegeven dat boekingen op rekeningen met deze tariefgroep
standaard het bedrag exclusief BTW aangeven.
Een illustratief voorbeeld:
BTW Tarieven
0 BTW 0% :tariefgroep=nul
1 BTW 19% incl. :tariefgroep=hoog :perc=19,00
2 BTW 19% excl. :tariefgroep=hoog :perc=19,00 :exclusief
3 BTW 6,0% incl. :tariefgroep=laag :perc=6,00
4 BTW 6,0% excl. :tariefgroep=laag :perc=6,00 :exclusief
De rekeningen waarop de BTW moet worden geboekt worden
gespecifieerd met koppelingen.
Opnieuw aanmaken schema-gegevens
Met de export opdracht wordt het schema
van de onderhavige administratie uitgevoerd in een vorm die later weer
kan worden gebruikt om in te voeren.
|